• Akty prawne

  • Prawo pracy
  • Oświata
  • Ubezpieczenia Społeczne
  • Karta nauczyciela
  • Finanse i Rachunkowość
  • Prawo Zamówień Publicznych
  • Ochrona danych osobowych
  • Inne

• Pytania i odpowiedzi

  • Pytania i odpowiedzi Wydziału Prawnego

• Druki

  • Wniosek o ERP-7
  • Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
  • Międzyzakładowa Kasa Zapomogowo-Pożyczkowa
  • Wydział Organizacyjny
  • Wydział Analiz i Planowania Budżetu

Pytania i odpowiedzi Wydziału Prawnego

1. Kiedy należy sporządzić umowę na piśmie?

W przypadku umów najmu umowy na piśmie powinny być sporządzane w każdym przypadku. W przypadku umów powodujących zaciągnięcie zobowiązań finansowych umowy w formie pisemnej mogą być zawierane w każdym przypadku. Obowiązkowo jednak, należy zawierać umowy od kwoty 10.000 zł netto. Umowy, które powinny być sporządzone na piśmie bez względu na ich wartość to umowy, których konieczność zawarcia wynika z przepisów prawa (ustawy).

 

2. W jakim przypadku możemy nie zastosować zaparafowanego wzoru umowy zamieszczonej na stronie internetowej DBFO-Wola.?

Jeżeli żadnego z dostępnych wzorów umów nie jesteśmy w stanie wykorzystać do zakresu będącego przedmiotem umowy, wówczas możemy go sporządzić na innym wzorze niż zaparafowany. Taki projekt umowy musi zawierać wszystkie wytyczne Skarbnika m. st. Warszawy i podlega sprawdzeniu pod kontem prawnym przez pracownika Kancelarii Prawnej.

 

3. Jak  należy sporządzić umowę ze spółką cywilną?

Umowę ze spółką cywilną należy sporządzić jak  umowy dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. Stronami umowy są wszyscy wspólnicy spółki cywilnej, którzy muszą być wymienieni w umowie. Należy, więc podać ich imiona, nazwiska oraz nr NIP wspólnika a następnie wpisać nazwę spółki cywilnej, siedzibę, NIP i REGON spółki.

 

4. Jak sporządzić umowę najmu ze Stowarzyszeniem, Fundacją lub Klubem Sportowym?

Umowę ze Stowarzyszeniem, Fundacją lub Klubem Sportowym należy sporządzić jak umowy najmu przeznaczonej dla spółek. W przypadku Klubów Sportowych należy dodatkowo dołączyć do umowy kopię wyciągu  działalności Klubu Sportowego.

 

5. Na jakim wzorze sporządzić umowę najmu ze Wspólnotą Mieszkaniową lub Spółdzielnią Mieszkaniową?

Umowę należy sporządzić na wzorze umowy najmu dla spółek. W przypadku umowy ze Wspólnotą Mieszkaniową należy dodatkowo dostarczyć kopię uchwały powołującej Zarząd, który reprezentuje Wspólnotę Mieszkaniową i jest upoważniony do podpisywania umów.

 

6. Kiedy umowy składamy w projekcie?

Wszystkie umowy, które są sporządzane na wzorach innych niż na zaparafowanych przez Kancelarie Prawną  (pdf pobrany ze strony DBFO) należy przed ich zawarciem dostarczyć w projekcie w celu sprawdzenia poprawności ich zapisów pod kontem prawnym, a umowy rodzące zobowiązania finansowe także w celu potwierdzenia zabezpieczenia środków na ich realizację w planie finansowym placówki (tzw. kontrasygnata umowy dokonywana przez Głównego Księgowego).

 

7. W jakim terminie należy dostarczyć zawarte umowy?

Zawarte umowy, rodzące zobowiązania finansowe, zawierające kontrasygnatę Głównego Księgowego winny być dostarczone do DBFO-Wola niezwłocznie po ich podpisaniu, najpóźniej przed dostarczeniem faktur do zapłaty. 

Zawarte umowy najmu należy dostarczyć najpóźniej w pierwszym dniu realizacji umowy. Dostarczanie umów po terminie ich obowiązywania nie pozwala na terminowe wystawianie faktur i powoduje konieczność sporządzenia korekt deklaracji VAT, dopłat podatku VAT wraz z odsetkami oraz korekt deklaracji podatku od nieruchomości.

 

8. Na jaki czas mogą być zawarte umowy najmu?

Umowy najmu mogą być zawierane maksymalnie na okres 12 miesięcy kalendarzowych. Umowy mogą obejmować przełom roku (rok szkolny).

 

9. W ilu egzemplarzach składamy zawarte umowy najmu?

Zawarte umowy najmu składamy w oryginale do DBFO - Wola w jednym egzemplarzu najpóźniej w terminie jej realizacji. W przypadku umów do wyłącznej dyspozycji najemcy w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z czego jeden jest przekazywany do Centrum Obsługi Podatnika.

 

10. Czy można dokonać poprawek w umowie już zawartej?

W umowach zawartych nie dokonujemy żadnych skreśleń. Jeżeli już musimy dokonać korekty w przypadku oczywistej omyłki pisarskiej lub rachunkowej musi być ona zaparafowana przez obie strony umowy. Dodatkowe informacje należy zapisać w postanowieniach dodatkowych w umowie. Wszystkie inne zmiany treści umowy wymagają sporządzenia aneksu.

 

11. Co należy zrobić z umowami, dostarczonymi do DBFO – Wola w projekcie lub  umowami zawartymi, które nie doszły do skutku?

O umowach, które nie doszły do skutku bądź nie będą realizowane należy pisemnie, bezzwłocznie poinformować Wydział Prawny DBFO-Wola, w celu odnotowania przyczyny ich anulowania.

 

12. Kiedy umowa jest kompletna i jakie załączniki powinna zawierać?

Umowa jest kompletna, jeśli zawiera wszystkie elementy, które przywołujemy w treści umowy, tzn. wszystkie załączniki. W przypadku umów wydatkowych, jeśli w umowie powołujemy się na ofertę cenową należy dostarczyć jej kopię, jeżeli jest zapis o kosztorysie, należy go dołączyć, jeśli jest zapis o protokole odbioru robót musi być on dostarczony łącznie z rachunkiem do zapłaty. Każda umowa wydatkowa musi być dostarczona łącznie z informacją o sporządzeniu umowy zgodnie z wytycznymi Skarbnika m.st. Warszawy i zachowaniu zasady celowości, gospodarności i rzetelności.

W przypadku umów najmu, jeśli w treści umowy powołujemy się na harmonogram zajęć, regulamin lub inny dokument potwierdzający wykonanie przedmiotu umowy musi być dołączony do umowy.

 

13. Czy wypowiedzenie umowy musi być sporządzone na specjalnym wzorze?

Wypowiedzenie umowy może być sporządzone w dowolnej, pisemnej formie. Musi jednak zawierać określenie stron umowy, numer i dzień zawarcia umowy oraz dzień z jakim umowa zostanie rozwiązana i na jakich zasadach.

 

14. Czy należy wystąpić z wnioskiem o wstępną kontrasygnatę w przypadku prowadzenia postępowania przetargowego?

Tak. Wstępna kontrasygnata jest konieczna w celu ustalenia kwoty, jaka zostanie zabezpieczona na prowadzone postępowanie przetargowe. Zabezpieczona kwota jest podawana w trakcie otwarcia ofert i zapisana w protokole.

 

15. Czy wstępna kontrasygnata może być zwiększona, jeżeli kwota najniższej oferty jest wyższa od zabezpieczonych środków?

Wstępną kontrasygnatę można zwiększyć, jeżeli w planie finansowym placówki są wolne środki, które można przeznaczyć na ten cel. Jeżeli nie ma wolnych środków w planie i nie można dokonać zwiększenia kontrasygnaty i przetarg zostaje unieważniony.

 

16. Co należy zrobić, jeżeli umowa została zawarta bez kontrasygnaty Głównego Księgowego?

Każda umowa powinna wpłynąć do DBFO-Wola w oryginale lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem w celu potwierdzenia zabezpieczenia środków finansowych na ich realizację i dokonania kontrasygnaty Głównego Księgowego.

 

17. Czy zawsze należy sporządzić aneks do umowy w przypadku przekroczenia jej wartości?

Aneks do umowy sporządzamy zawsze, jeśli w umowie jest zapis o konieczności jego sporządzenia w przypadku zwiększenia lub zmniejszenia wartości umowy. Jeżeli umowa nie określa żadnej wartości lub w umowie jest określona wartość szacunkowa dokonujemy tylko zwiększenia kontrasygnaty do umowy.

 

18. Jaki jest minimalny czas składania ofert w przetargu w trybie podstawowym bez negocjacji?

Minimalny czas składania ofert w przetargu w trybie podstawowym bez negocjacji dla usług i dostaw wynosi 7 dni roboczych natomiast dla robót budowlanych wynosi 14 dni liczony od daty publikacji w ogłoszenia na platformie e-Zamówienia - https://ezamowienia.gov.pl na stronie Urzędu Zamówień Publicznych.

 

19. Co zrobić, gdy przetarg został unieważniony z powodu braku ofert?

Najczęstsze działanie to zmiana warunków i ponowny przetarg. Należy przeanalizować, dlaczego nie złożono ofert (za krótki termin, zbyt rygorystyczne warunki, nierealistyczny budżet). Po korekcie dokumentacji (SWZ) należy ogłosić nowe postępowanie.

 

20. Na jaki czas zawieramy umowy na usługi telekomunikacyjne?

Informację o planowanym zawarciu umowy należy zgłosić do Wydziału Analiz i Planowania Budżetu DBFO-Wola w celu potwierdzenia zabezpieczenia środków finansowych na ten cel w Wieloletniej Prognozie Finansowej. Jeżeli w Wieloletniej Prognozie Finansowej zostały zabezpieczone środki na ten cel umowę można zawrzeć na okres przekraczający rok budżetowy.

 

21. Jakie dokumenty oraz informacje należy przekazać wraz z wnioskiem o sporządzenie opinii prawnej?

W przypadku opinii prawnych z zakresu prawa pracy należy przekazać wszelkie informacje dotyczące podstawy zatrudnienia pracownika mające znaczenie dla wydania opinii oraz kopie dokumentów związanych ze stosunkiem pracy, np. umowa o pracę, świadectwo pracy.

W przypadku opinii prawnych dotyczących umów zawieranych przez placówki oświatowe (np. umowy najmu, zlecenia) konieczne jest przekazanie kopii umowy, której dotyczyć ma opinia.

 

22. Na jakiej podstawie dokonujemy wyboru oferenta na usługę, dostawę robotę budowlaną?

Wybór oferentów i zawieranie umów na usługi, dostawy i roboty budowlane należy prowadzić zgodnie z wdrożonym Regulaminem zamówień publicznych. Podstawą zawarcia umowy jest sporządzony i zatwierdzony przez Dyrektora szkoły/ placówki protokół postępowania z przeprowadzonego rozeznania ofertowego lub zapytań ofertowych dotyczących udzielenia zamówienia. Protokół wraz z wybraną ofertą należy dołączyć do umowy. W przypadku realizowania umowy powyżej progu zamówień publicznych należy przeprowadzić postępowanie przetargowe zgodnie z wdrożonym Regulaminem zamówień publicznych.

 

23. Czy umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych powinny być dostarczone do DBFO-Wola?

Tak. Wszystkie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych powinny być parafowane przez przydzielonego IODO i dołączone do umowy na daną usługę (np. obsługa informatyczna, usługi archiwalne itp.). Umowy te podlegają wpisowi do CRU. W przypadku, kiedy zawarta jest umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, a nie jest zawierana umowa pisemna na daną usługę, należy dostarczyć do DBFO taką umowę celem wprowadzenia do CRU.

wróć